• by: [:swvar:text:225:]
  • December 14th, 2020
  • Category: Blog

The MIC principle


Blog by Kris Poté

Communication experts are all fed up with the complaints about bad...communication. In the recent past, the federal government has conveyed confusing messages about the Corona measures, websites are filled with fake news, on social media opinions and lies are omnipresent, and in the newspapers one opinion piece contradicts the other. That is why we advocate the MIC principle, or 'Minimal Interpretable Communication', here.

What does MIC need to pay attention to? Here are the rules of thumb.
Start every communication with asking why. Why do you communicate about a specific subject? And why do you, the recipient, need to receive this communication? Explaining the "why" already gives you a first solid grip. Base every communication on facts. Make sure that there is as little room as possible to refute the facts. This means that you need to document your communication well in advance and that you need to know more than what you want to communicate. A rush job is rarely good, even though there is often pressure from the powers-that-be to communicate "quickly". Involve specialists in the matter, and consult as a team. You can only achieve MIC with well thought-out preparation and with other people.

Avoid background comments as much as possible. Rather go for a short, clear text than one with many elaborations. Details often make it difficult to understand the message and cause confusion. So avoid it. Do use images (photos, graphs, short video fragments). We all know that one image can say more than a thousand words.
Don't use jargon either, or if you have to, explain it clearly and unambiguously. The same with difficult words from science or from a professional environment (in IT, for example, CRM, which are two more acronyms...). Don't assume that people know all the words or will look them up.

Repeat the communication at the right times. The strength of a message lies in its consistent repetition at the right time. By consistent we mean: don't try to bring the same message in different ways, or by different sources or people. There is such a thing as unity of command, and the same goes for communication. By the way: always have the communication based on a "native speaker" (from someone's mother tongue) and always have a translation done into the mother tongue. A word such as "purpose" in English can be translated in many ways, and the translator must also be able to place it into context.

Communicate with authority and empathy. Do what good journalists do and put yourself in the reader's shoes. When there is a weighty message with far-reaching consequences, let the CEO or the highest-ranking politician bring it. That makes it immediately clear how serious a situation can be, whether it is an terrorist attack, a pandemic or a banking crisis. By choosing the right person for the communication, it is less open to interpretation. This also applies to 'influencers', in the old (the priest for believers) and new (popular people on social media) sense of the word.

I can hear you say: Why not an NIC principle, "Non Interpretable Communication"? Dead simple really: because it does not exist and is only a utopia. We simply interpret things as it suits us best, that is human nature. You can only limit the room for interpretation. Anyone who does so will soon be labelled a good communicator. In other words, the MIC principle.

(Kris Poté, President C², November 2020)

______________________________________________________________________________________________________________________

Het MIC principe

Communicatie-deskundigen hebben er allemaal stilaan genoeg van, de klachten over slechte...communicatie. De federale overheid bracht in het recente verleden verwarrende boodschappen rond de Corona-maatregelen, op websites staat nepnieuws, op sociale media regent het meningen en leugens, en in de kranten spreekt het ene opiniestuk het andere tegen. Daarom breken we hier een lans voor het MIC principe, of de “Minimaal Interpreteerbare Communicatie”. In het Engels wordt dat dan : “Minimal Interpretable Communication”.

Waar moet er bij MIC op gelet worden ? Hier zijn de vuistregels.

Begin elke communicatie met de waarom-vraag. Waarom communiceer je over een bepaald onderwerp ? En waarom moet jij als ontvanger deze communicatie krijgen ? Het uitleggen van het “waarom” geeft al een eerste degelijk houvast. Baseer bovendien elke communicatie op feiten. Zorg dat er zo weinig mogelijk ruimte is om de feiten te weerleggen. Dit wil zeggen dat je je communicatie op voorhand goed moet documenteren, en dat je meer moet weten dan wat je wil communiceren. Haast en spoed is zelden goed, ook al is er vaak van hogerhand druk om “snel snel” te communiceren. Betrek daarbij specialisten in de materie, en overleg in team. Enkel met een doordachte voorbereiding en met verschillende mensen kom je tot MIC.

Vermijd zoveel mogelijk achtergrondcommentaren. Beter een korte, duidelijke tekst dan één met veel uitwijdingen. Details bemoeilijken vaak het begrijpen van de boodschap en zorgen voor verwarring. Te vermijden dus. Gebruik wel beelden (foto’s, grafieken, korte videofragmenten). We weten allemaal dat één beeld meer kan zeggen dan duizend woorden.

Gebruik ook geen jargon, of indien je dit moet doen, leg het dan klaar en duidelijk uit. Hetzelfde met moeilijke woorden uit de wetenschap of uit een professionele omgeving (in de IT bijvoorbeeld CRM, en dat zijn dan nog eens twee acroniemen...). Ga er niet van uit dat mensen alle woorden kennen of gaan opzoeken.

Herhaal de communicatie op de juiste tijdstippen. De kracht van een boodschap zit in de consequente herhaling op het gepaste moment. Met consequent bedoelen we : probeer dezelfde boodschap niet op verschillende manieren te brengen, of door verschillende bronnen of personen. Er is zoiets als eenheid van commando, dus ook eenheid van communicatie. Daarom trouwens : laat de communicatie steeds uitgaan van een “native speaker” (vanuit iemands moedertaal) en laat een vertaling ook steeds gebeuren in de moedertaal. Een woord zoals “purpose” in het Engels kan op vele manieren vertaald worden in het Nederlands, zodat de vertaler het ook in de juiste context moet kunnen zetten.
Communiceer met authoriteit en empathie. Doe wat goede journalisten doen en kruip in de huid van de lezer. Wanneer er een gewichtige boodschap is met verregaande gevolgen, dan laat je de CEO of de hoogste in politeke rang dit brengen. Dat maakt meteen duidelijk hoe ernstig een toestand kan zijn, of het nu aanslagen, een pandemie of een bankencrisis betreft. Door de juiste persoon te kiezen voor de communicatie, is die minder vatbaar voor interpretatie. Dit geldt trouwens ook voor “influencers”, in de oude (de priester voor gelovigen) en nieuwe (populaire personen op sociale media) betekenis van het woord.

Ik hoor het u al zeggen. Waarom geen NIC principe, “Niet Interpreteerbare Communicatie” ? Doodsimpel omdat deze niet bestaat en enkel een utopie is. We interpreteren nu eenmaal zoals het ons het best uitkomt, dat is de menselijke natuur. Je kan enkel de ruimte voor interpretatie beperken. Wie dat doet, zal snel bestempeld worden als een goede communicator is. Het MIC principe dus.

(Kris Poté, voorzitter C², november 2020).

Over ons
C² vertegenwoordigt en behartigt de belangen van natuurlijke en rechtspersonen actief in het domein van de Communicatie.
Volg ons op sociale media
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief